OA系统在 大数据时代中有那些主数据?

数据时代,数据为王。

数据是电,数据是油,未来的DT时代里,没有数据什么都没有。

1 大数据Vs.主数据


如果说企业大数据是一座金矿,需要挖掘提炼,那么企业主数据就是金库,价值就放在那里,等你使用。

大数据的基本特征是4V,Volume(体量大)、Variety(多样化)、Velocity(高速产生)、Value(价值密度低)。


大数据对人们影响更大的是大数据思维。从样本思维转向总体思维,从精确思维转向容错思维,从因果思维转向相关思维,从自然思维转向智能思维。“智能、智慧”是大数据时代的显著特征,大数据技术是AI的基础。大数据思维让人们认识到,一切事物皆数据,一切数据皆宝贵。


有人说与大数据相对应的是小数据,然而又说不清什么是小数据。有说关于个体的所有数据就是小数据,这显然是不合适的,虽然是个体的数据,比如个人的数据,一旦牵扯到个人的全方位全时空数据,那必然又是大数据,符合大数据的4个基本特征。也有说与大数据相对应的是结构化数据,结构化数据由来已久,数据量庞大,称为小数据显然也不合适。


与大数据相对应的应当是主数据。所谓主数据,指的是某个业务对象的结构化数据属性,广义的主数据也包括其属性值动态变化的过程数据。主数据的3大特征是高价值、高共享、相对稳定。主数据都是跨业务、跨系统、跨部门、跨技术的,是企业级信息资产。


大数据通常是非结构化的,而主数据通常是结构化的,大数据允许容错而主数据必须精确。企业信息系统使用的都是以主数据为核心的架构,过去现在将来都将如此。主数据相对大数据来讲体量不大,但是价值巨大。

如果用原子的结构来类比大数据和主数据的关系,那么大数据就是原子的电子云,体积大但质量低,主数据就是原子核,体积小,但质量大。


主数据和大数据并不矛盾,相辅相成,相互支撑。主数据是精确的,可以信赖的,可以直接用于决策,而大数据常常是概率性的,作为趋势参考的,所以在大数据时代,我们仍然要关注主数据的研究和使用。例如,如果我们明确的知道某支股票将上涨,就可以直接决定买入;如果我们只是判断能源板块利好,并不意味着购买能源股一定赚钱。


大数据的异军突起是因为多年来人们对这些低价值密度的数据一直过于忽视,突然发现其中隐藏很多价值,所以重视起来。但当我们有机会获得精确的主数据时,往往就不必再想尽办法搜集不精确的大量的大数据了,因为主数据可以更好的支持决策。


2 企业有哪些主数据

主数据是数字化企业的骨骼,支撑企业的所有业务。


企业中常见的核心主数据包括,客户主数据,供应商主数据,物料主数据,组织结构主数据,人员主数据,资产主数据,财务科目主数据等。


实际上企业中还有多得多的非核心主数据。例如财务管理中的凭证主数据,发票主数据,报表主数据,财务指标主数据,银行主数据;人力资源管理中的职位主数据,薪酬主数据;供应链管理中的出库单,入库单,采购订单,付款记录;销售管理中的销售线索,联系人,合同,收款记录;行政管理中的办公用品主数据,会议室主数据,车辆主数据,公章主数据;以及其他的如商标专利主数据,域名主数据,IT系统账号主数据,等等。


我们会发现企业中的主数据几乎无处不在,远比我们印象中的要多,只是我们对于一些体量不大,业务不复杂的主数据容易视而不见。


3 企业主数据管理的核心问题

对于企业中的核心主数据,企业常常建立专门的信息系统和业务流程来进行管理。ERP/CRM/SCM/HR这些重要的企业信息系统本质上就是在通过流程合法合规的变更主数据的一些属性。例如出库流程,入库流程,库存调拨流程,其实都是为了变更物料的数量属性;入职流程,离职流程,调岗流程,也都是为了变更人员主数据。


主数据比较稳定的基本属性通常称为静态数据;随着业务的开展有些属性会经常发生一些变化,发生变化的过程记录为动态数据。动态数据和静态数据都可以由相关人员直接输入,或者由业务流程触发记录。因此企业中的主数据管理和业务流程管理密不可分,而业务流程就是各种信息系统的的主体功能。


企业主数据管理的核心问题是多系统对同一主数据的重复管理。主数据管理的理想状态是所有主数据都在同一个系统中管理,数据完整而不重复。但现实中每个信息系统都必然包含一些主数据,每个系统对相同主数据的编码方式不同,侧重点不同,定义方式不同,记录方式不同,就导致系统之间数据无法通讯,形成了数据孤岛,这是主数据管理难题的根源。如果已经形成了这种状况,就需要进行数据治理。


主数据的编码非常重要,通过编码可以唯一确定一个业务对象,也能精确的和其他相关对象关联。但如果一个主数据在不同的系统中建立不同的编码就会带来很多困扰。


4 OA是主数据管理的天然平台

没有哪个企业能够做到先建立主数据管理系统,然后再实施其他应用系统,因此企业中的主数据管理总是一个先建设后治理的过程。


数据治理的标准是使数据达到准确、及时、完整、合规。要想达到这样的标准,企业主数据最好通过流程来申请和审批来创建和修改,经过相关环节的审核与确认,数据的质量大大提高,尽量避免了错误和缺失。 如果能够避免人工参与产生主数据,质量和效率都更高。


有些企业会建立专业的主数据管理系统来解决数据治理问题,但OA系统是企业应用的流量入口,也是主数据管理的天然平台。这是因为:

  • OA系统便于通过流程来创建和修改主数据,从而提升数据质量。
  • OA系统运行各种流程会用到各种主数据,因此必然要和其他系统做数据集成。
  • OA系统能够非常便捷的建立各种主数据模型,并提供给其他系统使用。

主数据产生的源头和主数据的使用方式,和业务流程密切相关,这两点决定了主数据的管理策略。例如:

  • 客户主数据的源头通常在CRM,然后集成到ERP和OA中跑流程;
  • 供应商主数据的源头可能就在OA(方便供应商资料和资格审核)或者SCM系统,然后同步到ERP系统;
  • 物料主数据的源头可能在ERP或OA中,然后同步到其他系统使用;
  • 员工主数据的源头应该在OA中,方便入职流程办理,然后同步到其他系统使用;
  • 资产主数据和财务科目主数据的源头放在OA中也便于进行流程审核;
  • 多数非核心的主数据,可能直接以OA为数据源进行创建和维护,必要时同步到其他系统中。

管理好主数据对企业IT建设至关重要,准确、及时、完整、合规的主数据体系才能反映企业的经营真相,才能支持企业做出正确的决策。IT规划应该根据信息最初产生的源头和使用的过程来设计主数据的生命周期,利用OA的流程平台降低主数据管理成本,同时提升主数据质量。


来源:https://zhuanlan.zhihu.com/p/360620125

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